Transforme ton Espace de Travail : Une Odyssée vers la Sérénité et la Productivité
Tu sais, travailler dans un bazar permanent peut être plus qu’un simple casse-tête quotidien. C’est un défi qui laisse des traces physiques, émotionnelles, et qui peut sérieusement impacter notre capacité à rester productif. En tant que fée joyeuse, coordinatrice de bien-être organisée, je saisis à quel point ça peut être dur. C’est l’instant de dire adieu à ces galères et de créer un coin où la joie et la productivité dansent main dans la main.
Les Douleurs et Défis :
1. Douleurs Physiques : Ce dos qui crie après des heures devant l’écran, ces épaules tendues comme des cordes sur le point de lâcher. Ces douleurs ne sont pas que physiques ; elles te touchent dans tous les coins de ton bien-être.
2. Défis de Productivité : Les projets qui traînent, les échéances qui s’approchent à toute allure, et cette pile de trucs à faire qui semble être une montagne infranchissable. Un bureau en désordre peut devenir l’ennemi de tes rêves professionnels.
3. Difficultés Emotionnelles : La sensation d’être noyé, l’incapacité à trouver ce fichu document au milieu du chaos. Ton espace de travail peut aussi refléter ce qui se passe dans ta tête.
Les Solutions et Leurs Bienfaits :
1. Créer des Zones Dédiées : Installe des coins spécifiques pour différentes activités. Un endroit zen pour réfléchir, un coin dynamique pour la créativité. Cela te permettra de changer de posture et d’atténuer ces douleurs physiques.
2. Simplifier et Dépersonnaliser : Jette ce dont tu n’as pas besoin. Un espace aéré favorise une pensée claire et booste la productivité.
3. Créer un Rituel d’Organisation : Établis un rituel quotidien pour ranger ton espace. Ça deviendra une habitude positive, t’apportant stabilité émotionnelle et structure dans tes journées.
Les Bienfaits de l’Organisation :
1. Bien-Être Physique : Une meilleure posture et des mouvements plus libres réduisent les douleurs physiques, te laissant plus frais que jamais.
2. Productivité Décuplée : Un espace organisé favorise la concentration et stimule la créativité. Les projets avancent plus vite, les buts se concrétisent.
3. Sérénité Émotionnelle : Un lieu de travail apaisant se traduit par une paix intérieure. Tu es mieux préparé pour faire face au stress quotidien et aux défis pro.
Conclusion :
Transforme ton coin de travail en un havre de paix où règnent la joie, l’ordre, et la productivité. Libère-toi de ces chaînes du désordre et embrasse une nouvelle ère de succès pro et perso.
Aujourd’hui, je vais te parler d’un nouveau service que je mets en place : la création d’un tableau de bord personnalisé.
Et pour te donner une idée, je vais te détailler le mien.
Un centre de pilotage.
Imagine ton tableau de bord comme un centre de pilotage (0)
💡 Pour mieux te repérer, j’ai ajouté des numéros sur mon tableau de bord.
FIG 1 :
Fig 1 : Comment optimiser votre tableau de bord Notion pour une meilleure productivité
Tout commence par le centre de pilotage (tableau de bord 0) qui est actuellement sur la planète Notion. 😁
Ce centre gère plusieurs services (appelés « pages » dans le jargon Notion) :
Un service répertoriant tous les domaines importants pour ton existence (les piliers de vie 1) et tous les objectifs liés à chaque pilier de vie.
Un autre service, ou espace si tu préfères, qui recense tous les projets (2) pour chaque objectif à atteindre.
Un autre service répertoriant toutes les activités (tâches 3) de chaque projet (2).
4 – Et un autre service qui répertorie et gère ta clientèle (GRC gestion relation client en 4).
Cela concerne la partie supérieure du centre de pilotage (tableau de bord 0).
Pour la partie latérale à droite :
Il y a des services plus spécialisés tels que :
5 – La communication sur les réseaux sociaux (en 5).
6 – La gestion de tes contacts (liée au service 4).
7 – Un centre de ressources diverses et variées (wiki).
8 – Un espace notes (non visible sur la photo ci-dessus 🌞) regroupant tout ce qui ne rentre pas dans les autres espaces.
Dans l’espace dédié aux réseaux sociaux (en 5)
Voici un aperçu :
FIG 2 :
Fig 2 : Comment optimiser votre tableau de bord Notion pour une meilleure productivité
Il serait possible de retrouver au centre du tableau de bord (en 0) tous les posts, mais je ne trouve pas cela judicieux. En revanche, il y a une tâche dans la colonne « urgent » qui renvoie vers le service réseau.
J’en profite pour te donner quelques conseils en plus de Optimisation du tableau de bord Notion
Voici un aperçu des différentes étapes pour optimiser ta présence sur les réseaux sociaux :
Définis tes objectifs : Avant de commencer, il est important de déterminer ce que tu souhaites accomplir sur les réseaux sociaux. Que ce soit pour augmenter ta visibilité, générer des leads (= prospects) ou améliorer ta relation client, fixe des objectifs clairs et mesurables.
Identifie ton audience cible : Une fois que tu as défini tes objectifs, il est essentiel de connaître ton audience cible. Qui sont tes clients idéaux ? Quels sont leurs besoins et leurs préférences ? En comprenant ton public cible, tu pourras créer du contenu pertinent et engager ta communauté.
Choisis les plateformes adaptées : Il existe de nombreuses plateformes de réseaux sociaux, chacune avec ses propres caractéristiques et son public spécifique. En fonction de ton audience cible, choisis les plateformes les plus pertinentes pour atteindre tes objectifs. Que ce soit Facebook, Instagram, LinkedIn ou Twitter, assure-toi d’être présent là où se trouve ton public.
Crée du contenu attrayant : Une fois que tu as identifié tes objectifs et ton audience cible, il est temps de créer du contenu attrayant. Utilise des images captivantes, des vidéos engageantes et des textes percutants pour attirer l’attention de ton audience. N’oublie pas de rester cohérent avec ton identité de marque et de fournir une valeur ajoutée à ta communauté.
Mesure et ajuste : Enfin, n’oublie pas de mesurer tes résultats et d’ajuster ta stratégie en conséquence. Utilise les outils d’analyse des réseaux sociaux pour suivre ta performance, identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et apporter les ajustements nécessaires pour améliorer tes résultats.
En suivant ces étapes, tu seras en mesure d’optimiser ta présence sur les réseaux sociaux et d’atteindre tes objectifs de manière efficace.
Voici un autre aperçu de l’optimisation de mon tableau de bord Notion
FIG 3 :
Fig 3 : Comment optimiser votre tableau de bord Notion pour une meilleure productivité
Dans la FIG 2, les tâches/posts sont triés par :
Statut :
Les tâches peuvent être dans différents états – à créer, à poster, à publier, idées et sans statut. Ce sont les diverses phases par lesquelles une tâche peut passer.
L’un des aspects intéressants de cet outil est sa flexibilité en matière de visualisation du temps. On peut choisir de voir seulement les 10 prochains jours à venir, ce qui peut être utile pour se concentrer sur les tâches imminentes. Cependant, si on le souhaite, on peut également étendre cette vue pour couvrir une période de temps plus longue. Par exemple, pour faire de la planification à long terme ou pour avoir une vue d’ensemble de tous les projets en cours. Dans ce cas-là, j’aime particulièrement la vue Chronologie, qui organise les tâches de manière séquentielle et permet une compréhension claire du flux de travail.
Plateforme et formes
Les posts peuvent être classés et retrouvés selon leur destination, c’est-à-dire la plateforme sur laquelle ils ont été publiés. Cela peut inclure des réseaux sociaux populaires comme Facebook, Instagram, et autres. En outre, ils peuvent également être classés et retrouvés en fonction de leur format ou de leur forme. Cela pourrait prendre en compte s’ils sont présentés comme un contenu réel, une story, une publication traditionnelle, une vidéo, etc. Chaque forme offre une expérience utilisateur unique et peut être utilisée pour atteindre différents objectifs de communication.
Échéances
Dans le contexte de la gestion des publications, nous avons la possibilité d’avoir une vue qui est structurée en fonction des dates de publication des différents posts. Cela peut se présenter sous deux formats principaux : une chronologie, qui fournit un aperçu linéaire du temps et de l’ordre dans lequel les publications ont été planifiées, ou un calendrier, qui donne une perspective plus visuelle et spatiale du temps et des dates de publication.
Dans mon processus personnel de planification, je travaille avec deux dates clés pour chaque post. La première est la ‘deadline’, qui correspond à la date à laquelle je prévois que le post sera publié. C’est la date finale, le moment où le contenu doit être prêt à être vu par le public. La deuxième est la ‘livraison’, qui est la date à laquelle je prévois de programmer la publication du post. C’est la date à laquelle je m’assure que tout est en place pour que la publication se fasse de manière fluide à la ‘deadline’ prévue.
Modèle de liste de vérification “checklist”
Il est également possible d’avoir à disposition des modèles de pages à tout moment. Par exemple, j’ai un modèle spécifique que j’ai nommé ‘checklist’. Il s’agit de mon processus détaillé pour la publication sur les réseaux sociaux. Ce modèle me sert de guide et m’assure que je n’oublie aucune étape importante lors de la préparation, de la création et de la publication de contenu sur diverses plateformes de réseaux sociaux.
Ressources
Dans ton espace dédié aux ressources, tu trouveras une multitude d’informations précieuses. Cela comprend des liens fréquemment utilisés et pratiques à avoir à portée de main, ainsi que ta charte graphique qui détaille ton identité visuelle et comment l’utiliser correctement.
Inspiration
Je propose également un espace d’inspiration où je mets en valeur divers influenceurs, blogueurs et mentors. Ces individus ont apporté une contribution significative à mon domaine et peuvent servir de source d’inspiration.
Enfin, j’ai la possibilité de mettre en avant ma communication du jour sur les réseaux sociaux.
3 Tâches
Les tâches sont clairement énoncées et sont placées au centre du tableau de bord pour une visibilité optimale (9 FIG 1).
Elles sont triées de plusieurs manières pour assurer une organisation efficace :
Triées par urgence : Routine, urgent, maintenant, RDV, à suivre, plus tard. ( FIG 3)
Ou bien, elles peuvent aussi être triées par projets, en fonction de l’objectif de chacun.
Il est important de noter qu’il y a deux dates distinctes pour chaque tâche :
La deadline : C’est la date à laquelle la tâche doit impérativement être terminée. C’est une date butoir qui ne peut être repoussée.
La livraison : C’est la date à laquelle on prévoit de travailler sur la tâche. Personnellement, j’aime bien avoir fini mes tâches une semaine à l’avance, en particulier pour les posts sur les réseaux sociaux.
Il est intéressant de noter que les tâches et les posts sont regroupés dans la même base de données. Bien qu’il soit possible de créer deux bases de données distinctes, je trouve plus simple et plus pratique de n’en avoir qu’une. Cela permet de centraliser toutes les informations et de faciliter la gestion des tâches et des posts.
2 Les Projets
Les projets sont en lien direct avec les objectifs, qui peuvent être considérés comme leurs supérieurs. C’est une représentation symbolique, comme le soleil (🌞) qui brille au-dessus de tout.
Dans une situation idéale, chaque projet devrait toujours s’inscrire dans le cadre d’un objectif. Ces objectifs, à leur tour, sont connectés aux piliers de la vie de chaque individu ou organisation.
Dans cette section, lorsque tu introduis un nouveau projet, tu peux immédiatement lui attribuer un objectif. Ce n’est pas tout, tu peux également créer une liste de tâches et de sous-tâches pour ce projet. Cela te permet d’organiser ton travail et de suivre les progrès du projet de manière efficace et structurée.
Service 4 et 6
La GRC, c’est la Gestion Relation Client, un concept clé qui définit comment tu gères tes interactions et ta communication avec tes clients. C’est un processus qui vise à comprendre, anticiper et répondre aux besoins de tes clients, dans le but de gagner leur fidélité et de développer une relation durable.
La GRC ne se limite pas à la gestion des interactions directes avec tes clients. Elle englobe également les moyens par lesquels tu restes en contact avec eux, par exemple par le biais de newsletters, de promotions ou de notifications.
De plus, la GRC est si importante que tu la retrouveras souvent au centre de ton tableau de bord. C’est un rappel que le client est toujours au cœur de tes préoccupations et de tes efforts.
Conseils divers et variés pour l’Optimisation d’un tableau de bord Notion
À la fin de la journée, toutes les tâches qui n’ont pas été accomplies sont soit reportées au lendemain, soit laissées de côté, selon l’importance 😁.
J’adopte une stratégie de codage par couleurs pour les posts. Par exemple, 🧡 représente un post à programmer, ❤️ est utilisé pour un post à publier en direct, et 💜 est réservé pour un post publicitaire.
J’applique la même stratégie de codage par couleurs pour les tâches :
Une couleur est dédiée aux tâches administratives
Une autre pour les tâches ponctuelles
Une couleur spécifique est utilisée pour les clients actuellement en cours
Une autre pour les prospects
Et enfin, une pour les tâches récurrentes
Chapitre 7: Le Wiki
Le Wiki est une plateforme dynamique qui peut contenir une variété de ressources précieuses.
Parmi les éléments que tu peux y trouver, il y a:
Une liste de livres qui peut inclure des fiches de lecture détaillées, des critiques, des recommandations, etc. C’est un excellent moyen de suivre ta progression et de partager tes idées avec d’autres.
Des recettes et des listes de repas pour ceux qui aiment cuisiner. Cela peut inclure tout, des plats quotidiens simples aux repas de fête plus élaborés.
Des instructions pour des activités manuelles, parfaites si tu aimes créer de tes propres mains. Cela peut inclure tout, de la poterie à la couture, en passant par la peinture.
Enfin, une liste de rêves à réaliser un jour. Il peut s’agir de voyages que tu veux faire, de compétences que tu veux acquérir, de choses que tu veux essayer, etc. C’est un endroit pour rêver grand et te rappeler de toujours poursuivre tes passions.
Autres
La gestion des repas est d’une importance considérable, à tel point qu’elle pourrait être établie comme un objectif distinct. Il est possible de créer un lien vers un dossier spécifique du wiki pour y accéder facilement et rapidement, ce qui nécessite une réflexion approfondie. Une autre alternative serait de créer un nouvel espace dédié à cette gestion sur la partie latérale droite de la page. Cela pourrait offrir une visibilité accrue et un accès plus direct à ces informations importantes.
Mon service personnalisé à la carte pour l’ Optimisation d’un tableau de bord Notion
Comme je l’ai mentionné dans l’introduction, je propose un service adapté à tes besoins spécifiques. Ce service consiste à la création et l’optimisation d’un tableau de bord Notion entièrement personnalisable qui reflète ton image et correspond parfaitement à ton organisation. Ce tableau de bord est adapté à tes besoins spécifiques et est conçu pour t’aider à rester organisé et productif. En tenant compte de ton flux de travail unique, je peux configurer un tableau de bord qui se plie à tes exigences, te permettant ainsi de te concentrer sur ce qui compte vraiment.
Ce service offrira plusieurs options
Des templates de bases à 50 €
Un template dédié aux piliers de vie, qui comprend des sections pour tes objectifs, tes projets, et tes tâches. Ce modèle t’aidera à organiser et à suivre tous les aspects importants de ta vie personnelle et professionnelle.
Un template pour la planification des réseaux sociaux, idéal si tu gères plusieurs comptes sur différentes plateformes. Ce modèle t’aidera à organiser tes publications et à suivre leur performance.
Un template pour la gestion financière (à venir), qui te permettra de suivre tes dépenses et tes revenus, de planifier ton budget, et de gérer tes investissements.
Un template pour l’écriture d’un livre (à venir), parfait si tu es un écrivain en herbe ou confirmé. Ce modèle t’aidera à planifier ton livre, de l’idée initiale à la publication.
Un template pour la gestion client et factures, idéal si tu es un entrepreneur ou que tu diriges une petite entreprise. Ce modèle t’aidera à suivre tes clients, à gérer tes factures, et à suivre tes paiements.
Un template pour la gestion alimentaire, parfait si tu veux prendre le contrôle de ton alimentation. Ce modèle t’aidera à planifier tes repas, à suivre ta consommation, et à gérer ta liste de courses.
et d’autres à venir
La personnalisation de ton modèle de base à 350 €
Je m’engage à adapter le modèle à tes préférences de couleur et à ton mode de fonctionnement spécifique. Je ne me limite pas seulement à l’aspect esthétique, mais je veille également à ce que le modèle s’aligne sur la manière dont tu souhaites travailler et interagir avec lui.
En outre, je t’offre une vidéo de prise en main pour t’aider à comprendre comment utiliser et naviguer dans le modèle. Cette vidéo sera à la fois informative et facile à suivre, afin que tu puisses rapidement te familiariser avec les différentes fonctionnalités et outils du modèle.
Enfin, je t’offre également des ajustements gratuits pendant 30 jours par mail. Cela signifie que pendant le premier mois d’utilisation du modèle, tu peux me contacter par mail pour demander des ajustements ou des modifications. Que tu souhaites ajouter de nouvelles fonctionnalités, modifier certaines couleurs ou apporter d’autres modifications, je suis là pour t’aider à rendre ton modèle aussi efficace et utile que possible.
La personnalisation de tes modèles de bases (jusqu’à un maximum de 3) 750€
Cela implique le même processus que précédemment, mais dans ce cas, l’offre s’étend à la personnalisation de jusqu’à trois modèles de base. C’est une option idéale pour ceux qui cherchent à avoir une variété dans leur collection, permettant une plus grande flexibilité et diversité dans les styles proposés. Cette option offre également un excellent rapport qualité-prix, compte tenu du nombre de modèles inclus.
Si tu as une demande spécifique ou un besoin particulier qui ne correspond pas directement à ce que j’offre habituellement, n’hésite surtout pas à me contacter directement.
Je suis totalement à ta disposition pour discuter de tes besoins et trouver la meilleure façon de les satisfaire. Ensemble, nous pouvons examiner ta situation unique et je pourrai te fournir un devis personnalisé qui sera parfaitement adapté à tes besoins et attentes spécifiques.
Mon objectif principal est de répondre au mieux à tes exigences, en fournissant un service de la plus haute qualité qui respecte à la fois ton budget et tes échéances. Je suis là pour t’accompagner dans ton projet et m’assurer que tu bénéficies du meilleur service possible. N’hésite donc pas à me contacter, je serai ravie de discuter de tes besoins et de voir comment je peux t’aider.
Créer un environnement de travail efficace pour être plus productif : découvre mes 5 astuces pour organiser ton espace, éviter les distractions et utiliser des outils de productivité. Prends des pauses régulières pour éviter la fatigue mentale et physique.
1. Organise ton espace
Pour être productive au travail, il est important de créer un environnement de travail efficace. La première étape est de faire le tri dans tes affaires. Assure-toi que ton bureau est propre et bien rangé. Évite de laisser des papiers et des objets traîner sur ton bureau. Range-les dans des tiroirs ou des étagères pour libérer de l’espace.
Pense à personnaliser ton espace de travail en y ajoutant des touches personnelles, comme une plante, des photos ou des objets qui te motivent. Un environnement de travail agréable peut stimuler ta créativité et ta motivation.
Ensuite, pense à la disposition de ton bureau. Tu devrais avoir tout ce dont tu as besoin à portée de main. Place les objets que tu utilises le plus souvent à portée de main et organise le reste selon une logique qui te convient.
2. Assure-toi d’avoir suffisamment de lumière
Pour être efficace au travail, il est super important que tu aies un bon éclairage naturel ou artificiel pour travailler le plus efficacement possible. Tu peux par exemple t’assurer que ton espace de travail est bien éclairé. Si tu as besoin d’un peu plus de lumière, n’hésite pas à ajouter une lampe de bureau ou à ouvrir les stores.
De cette façon, tu pourras travailler dans un environnement agréable et stimulant, ce qui te permettra de travailler plus efficacement et plus rapidement.
3. Évite les distractions
Pour être productive au travail, il est important de créer un environnement de travail efficace et d’éviter les distractions. Les réseaux sociaux, les jeux et autres distractions peuvent facilement nous faire perdre du temps et de la concentration. Pour rester concentré, il est important de mettre ces distractions de côté lorsque tu travailles.
Pour éviter les distractions, tu peux essayer de travailler dans un endroit calme et silencieux, de fermer les notifications de ton téléphone portable et de ne pas utiliser les réseaux sociaux pendant que tu travailles.
4. Utilise des outils de productivité
Il existe plusieurs outils de productivité qui peuvent t’aider à rester concentré et organisé. Les applications de gestion de tâches et les outils de planification sont des moyens efficaces de rester sur la bonne voie. Par exemple, tu peux utiliser Trello pour organiser tes tâches et suivre leur avancement, ou Evernote pour prendre des notes et rassembler des idées. Personnellement, j’utilise Notion pour organiser mes projets et mes idées, car il offre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion de tâches et la collaboration en équipe. Peu importe l’outil que tu choisis, assure-toi qu’il correspond à tes besoins et qu’il te permet de rester concentré et productif tout au long de la journée.
5. Prends des pauses régulières
Prendre des pauses régulières est crucial pour maintenir un haut niveau de productivité tout au long de la journée. Tu dois faire des pauses toutes les heures ou toutes les deux heures pour te reposer et te ressourcer. Prends le temps de te lever de ton bureau, de faire quelques étirements ou de prendre une collation. Tu peux également profiter de ce temps pour discuter avec tes collègues ou pour faire une petite promenade dehors si possible.
L’objectif est de donner à ton cerveau une pause bien méritée pour qu’il puisse se reposer et récupérer. Cela te permettra de revenir à ton travail avec une énergie renouvelée et de meilleures capacités de concentration. Si tu travailles sur un projet difficile, une pause peut même t’aider à trouver une solution ou une nouvelle perspective.
En fin de compte, prendre des pauses régulières peut sembler contre-productif, mais c’est en réalité un moyen efficace d’améliorer ta productivité et ta qualité de travail. Alors, n’oublie pas de prendre régulièrement des pauses et profite de ces moments de détente pour te ressourcer et recharger tes batteries !
En suivant ces astuces simples, tu peux créer un environnement de travail efficace qui t’aide à être plus productif et à atteindre tes objectifs plus rapidement.
